Hugues Gissler vous propose une méthode d’organisation individuelle nommée TAF (Tableau des Actions à Faire) qui va révolutionner votre quotidien.
TAF est une méthode de gestion du temps.
Au centre cette méthode, il y a un tableau que l’on manipule en permanence avec des actions à faire, auxquelles on a affecté une priorité chiffrée. Ce tableau, toujours actualisé en fonction des évènements qui surgissent, permet de rythmer sa journée de travail. Bien qu’informatisée TAF ne requiert aucune connaissance particulière en informatique. Cette méthode s’adresse à toutes les personnes fortement sollicitées – et aujourd’hui c’est le cas habituel.
Présentation générale du TAF
Découvrons le fichier le plus important de la méthode TAF, tableau des actions à faire.
Le fichier TAF sera en évolution constante en ce qui concerne son contenu. Le tableau des actions à faire est un tableau à géométrie variable, plus ou moins large selon que votre gestion du temps est simplifiée ou complète, plus ou moins haut selon que vous vous intéressez au programme du jour, de la semaine ou au programme total.
Nous allons d’abord présenter la forme la plus complète, la plus aboutie en sachant que vous pourrez toujours masquer des colonnes si vous voulez utiliser la méthode TAF de façon simplifiée et ainsi manipuler des TAF plus concises et plus simples. C’est à vous de déterminer la structure qui vous convient le mieux.
À des fins de qualité des captures d’écran, nous allons présenter des TAF avec un minimum d’actions répertoriées, probablement moins qu’en réalité, mais ce qui est important dans un premier temps c’est la compréhension des différentes colonnes et non pas le nombre de lignes.
Il y a au total 11 zones possibles (colonnes de A à K) réparties en 4 blocs : obligatoire, délégation, aide à la priorisation et commercial.
Le bloc obligatoire
➡️ Nu (méro) (colonne A) est un simple repère numérique.
Il sera obtenu automatiquement par descente de la souris au moment où les priorités sont remplies, où les actions ont été triées par priorité et où les deux premières actions se sont vues attribuer les numéros 1 et 2.
➡️ Actions (colonne B) est le libellé de l’action à remplir obligatoirement.
Il commencera forcément par un verbe et cela doit être simple : faire, rédiger, téléphoner, fixer, préparer, mettre au propre, envoyer, lancer, lire, diffuser, relancer sont les verbes d’actions qui reviennent le plus souvent en tête du libellé des actions, tout au moins pour les actions de priorité 0,1,2,3 et 4.
Par contre, comme les autres lignes (priorités 5,6,7,8 ou 9) sont en général juste là pour mémoire (le TAF sert aussi de pense-bête) et pas pour action immédiate, leur libellé peut rester sous forme de tâches puisqu’on aura bien le temps de les transformer en actions lorsque l’échéance se rapprochera. Par exemple on pourra trouver en 5 (mois M+1) : recrutement d’un adjoint, tâche relativement lointaine qui se transformera un jour en une action de priorité 0,1,2,3 ou 4 du genre : définir profil pour embauche adjoint par DRH.
➡️ Priorité (colonne C) : nombre entre 0 et 9, représentatif de la priorité de l’action.
– 0 représente la priorité absolue. Les actions correspondantes sont à engager immédiatement, sans se poser de questions.
– 1 représente les actions à faire prioritairement dans la journée.
– 2 représente les actions à faire dans la journée.
– 3 représente les actions à faire dans la semaine à partir du lendemain.
– 4 représente les actions à faire dans le mois à partir de la semaine prochaine.
– 5, 6, 7 peuvent être utilisées pour planifier des actions sur les mois (M+1), (M+2), (M+3) et (M+4).
– 8 représente les actions à faire dans l’année à partir du mois prochain.
– 9 représente les actions (ou tâches) à faire un jour.
Cette zone sert de critère majeur de tri.
➡️ Date limite (colonne D) :
zone complémentaire qui n’est remplie qu’éventuellement. Elle permet de rentrer des deadlines éventuelles. Elle sert de critère secondaire de tri, ce qui veut dire que, pour une priorité donnée, les actions avec une date limite arriveront en tête.
Vous pouvez vous contenter de travailler avec ce seul bloc obligatoire. Dans ce cas, vous travaillerez avec la forme la plus simple de TAF représentée ci-dessous.
Mais vous pouvez aussi utiliser en plus du bloc obligatoire un, deux ou trois des blocs suivants.
TAF (Tableau des Actions à Faire)
Grâce à la méthode TAF, gérez la priorité de vos actions. Terminé d’être débordé et de ne plus savoir comment vous organiser. TAF, c’est tout un savoir-faire qui vous permettra de retrouver du plaisir au travail !
