Comment gérer un projet, facilement et à plusieurs, du simple déménagement de votre appartement à la réorganisation complète d’une société ? Pierre Mongin vous apporte la solution avec Organisez vos projets avec le mind mapping (Dunod, 2011). Avec des crayons de couleur ou mieux, des logiciels, dessinez et organisez vos projets, afin de visualiser toutes les tâches à accomplir. Pour vous faciliter la tâche, l’ouvrage comporte un cahier couleur d’exemples concrets et réussis : réorganisation de services, plans communaux de sauvegarde… Un dixième chapitre concernant les logiciels, mis à jour régulièrement, sera accessible en ligne. 

- Quelle différence y a-t-il entre mind mapping, cartes conceptuelles, cartes panoramiques et diagramme ? Certaines sont-elles plus adaptées que d’autres selon les types de projet ?

Leur point commun est la représentation visuelle de connexions, de relations entre différents éléments, invisibles sans cela. Il est possible de dire que ces trois formes de représentations permettent de rendre visibles des coalitions particulières d’idées.

Il y a une progression logique qui part du mind mapping (processus), au concept mapping (procédures, diagrammes) et au storymapping (cartes panoramiques). Le mind mapping a plutôt la forme d’une cellule du cerveau avec un centre et des neurones ; le concept mapping, quant à lui a plusieurs noyaux et se rapproche encore plus du mode d’organisation des 100 milliards de neurones de notre cerveau qui ont la possibilité de se connecter entre eux jusqu’à 10 000 fois. Les cartes panoramiques sont plutôt une projection d’une vision élaborée collectivement et servent de support de l’imagination de l’état futur d’un projet.

Selon l’étape du projet, l’un ou l’autre seront utilisés : le mind mapping, au début pour le brainstorming, puis les cartes panoramiques, pour synthétiser la vision partagée du projet entre les différents acteurs, plus tard enfin, les cartes conceptuelles, pour écrire, par exemple, les procédures, une fois que le projet deviendra routine.

- En quoi ces outils graphiques sont-ils particulièrement adaptés à la gestion de projet ?

Ces outils sont particulièrement utiles pour créer un véritable système d’informations du projet, un dossier électronique commun partagé, disponible à tout moment, de n’importe où dans le monde grâce à Internet, évidemment accessible selon les besoins des acteurs, en lecture, en écriture et en modifications à différents niveaux d’accès.

- Les logiciels de mind mapping facilitent-ils le travail partagé pour des contributions multiples sur une carte de suivi de projet ?

Dans un projet, 80 % du travail réside dans la communication entre les acteurs pour synchroniser leurs actions dans le temps, l’espace et au mieux des ressources disponibles. Plus un projet est partagé, plus les acteurs le co-construisent, plus il devient leur « bébé » avec un nom, une croissance et un développement qui fait l’admiration de tous. L’utilisation de logiciels de mind mapping (il en existe plus de 100) devient de plus en plus facile sous le format XML ou *.mm (format du pionnier logiciel libre Freemind (11millions de téléchargements !), Freeplane, disponible sous Windows, Mac et Linux, francisé) ou *.mmap (format Mindmanager ou Mindview) les rend interfaçables avec les traitements de texte, les diaporamas classiques. Ils constituent de véritables ponts avec Outlook, Word, Writer, PowerPoint, Impress et permettent d’impressionnants gains de productivité. Les diagrammes de Gantt automatiques ou les lignes de temps complètent les avantages de ces logiciels.

- Pourquoi ces outils qui permettent d’organiser la pensée, de clarifier et de produire des idées sont-ils peu ou pas utilisés en formation initiale ?

C’est juste. Quelles explications peut-on avancer à cette lenteur ?

Après de nombreuses recherches avec différents collègues, consultants et enseignants, nous sommes arrivés à la conclusion que si les cartes sont faciles à utiliser, elles ne sont pas si faciles que cela à créer. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles il en est ainsi.
En voici quelques-unes :

• les vieilles habitudes ont la vie dure et c’est probablement la principale cause de la non-adoption de la représentation en cartes ;
• apprendre les principes des cartes n’est peut-être pas aussi facile qu’il y paraît.
  Mais, il n’est jamais trop tard pour apprendre une nouvelle méthode ;
• la structuration de l’information nécessite beaucoup de pratique ;
• une carte doit être expliquée par son concepteur lorsqu’il la communique. Elle a besoin d’être accompagnée.

C’est la raison d’être de cet ouvrage, donner les clés d’une meilleure utilisation de notre cerveau en utilisant non seulement, le langage des mots, (plutôt notre hémisphère gauche) mais aussi les images, les couleurs et le contexte, la position spatiale des idées et la force des logiciels pour l’archivage, le partage de fichiers numériques.